POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
1.- Objetivo.
La presente política tiene como objetivo contemplar el procedimiento por el que se regula el Sistema Interno de Información de la sociedad, Soluciones Tecnológicas A. I. Apps S.L , con CIF B54865050, y dirección en C/La Cruz, 3 Bajo, Villena, 03400, Alicante .
Este sistema tiene como objetivo servir de canal de comunicación para recibir aquellas informaciones relacionadas con diversos incumplimientos en virtud de lo establecido en los apartados siguientes. Junto a ello, se pretende dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que incorpora al Derecho Español la Directiva (UE), 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.
2.- Alcance del sistema interno de información. Principios que regulan el sistema interno de información.
A través del sistema de información, podrán ponerse en conocimiento de la empresa, en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero:
- Acciones u omisiones que pudieran constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos que establece la Directiva (UE) 2019/1937.
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
Además de las anteriores, a través del sistema interno de información, podrán ponerse en conocimiento de la organización:
- Acciones u omisiones que pudieran constituir el incumplimiento de las obligaciones de la normativa de protección de datos personales.
- Acciones u omisiones que pudieran constituir el incumplimiento del Plan de Acoso/Plan de Igualdad.
- Incumplimientos de las Políticas de Prevención y Blanqueo de Capitales.
Una vez recibida la comunicación, la organización, a través del RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, procederá a su clasificación para determinar el procedimiento de gestión de la misma, de acuerdo a los términos previstos en la presente política. En caso de que, para poder clasificar correctamente la comunicación fuera necesaria información adicional, el RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, lo solicitará al informante.
3.- Gestión de las informaciones recibidas a través del sistema interno de información. Informaciones recibidas y sujetas a la Ley 2/2023 de 20 de febrero.
3.1.- Ámbito de aplicación.
Este procedimiento será seguido siempre y cuando se trate de comunicaciones relativas a comunicaciones amparadas por dicha ley, es decir:
- Acciones u omisiones que pudieran constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos que establece la Directiva (UE) 2019/1937.
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
Tales comunicaciones podrán ser interpuestas por todas aquellas personas que contengan información sobre algunas de las infracciones anteriormente descritas en un contexto profesional o laboral. Por ello, podrán ser interpuestas por todos los miembros de la empresa,
clientes, socios comerciales, colaboradores y proveedores, entre otros. También se aplicará a aquellas personas que comuniquen en el marco de una relación estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado.
Las comunicaciones recibidas serán tratadas preservando una serie de principios, garantizando en todo caso la imparcialidad, justicia y profesionalidad. Los principios por los que se rige el presente procedimiento se basan en:
- La transparencia.
- El anonimato o, en su caso, la confidencialidad del informante y de las comunicaciones recibidas a través del mismo.
- Objetividad e imparcialidad.
- Derecho a la presunción de inocencia del afectado por la comunicación.
- Derecho al honor de las personas afectadas.
- Derecho a la defensa del afectado.
- Respaldo por la alta dirección.
- Ausencia de represalias contra aquellas personas que presenten una comunicación.
En todo caso, el tratamiento de la comunicación recibida será conforme a lo establecido por la legislación vigente.
3.2.- Responsable del sistema interno de información.
El responsable del sistema interno de información es D. JUAN CARLOS RICO OCHOA, el cual ocupa en la organización el cargo de PRODUCT MANAGER, el cual desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma.
En el supuesto de que existiera un conflicto de interés o incompatibilidad con el responsable del sistema de información, es decir, que sea la persona responsable de los hechos objeto de la comunicación, el informante podrá dirigirse a D. JESÚS CÁNOVAS GUILLÉN, quien se designará como responsable a los efectos de dicha tramitación concreta. Los informantes, también podrán acudir a otros canales externos de información.
3.3. Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas.
El procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas podrá ser seguido desde el inicio del mismo hasta su conclusión por el informante. Para ello, cuando se interpone una comunicación, se genera un código único de identificación y una contraseña. Con estos datos, podrá acceder al estado de la comunicación y estar en contacto con el responsable del sistema interno de información.
En caso de que el informante facilite email, tratándose de una comunicación confidencial, recibirá avisos de actualización en el estado de la comunicación para que acceda al sistema y pueda ver el contenido.
La tramitación de la comunicación seguirá las siguientes fases:
En caso de que los hechos comunicados pudieran ser constitutivos de delito, se pondrá en conocimiento del Ministerio Fiscal o de la Fiscalía Europea, según proceda.
En caso de que se estime necesario, tras el análisis de la comunicación, podrán imponerse una serie de medidas preliminares, de las cuales, se informará motivadamente al informante, así como a los involucrados por la misma.
Las comunicaciones recibidas deberán quedar documentadas en el correspondiente Libro-Registro.
3.4. Datos personales.
En relación a los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas, éstos se conservarán durante el tiempo imprescindible para la finalidad para la que fueron reclamados.
- Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
- En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
- Como máximo, los datos personales serán custodiado durante 10 años desde la recepción de la comunicación y, en su caso, durante el tiempo de prescripción de las acciones que pudieran derivarse contra el responsable de los hechos comunicados.
3.5.- Canal externo de información y revelación pública.
Sin perjuicio de la existencia del Sistema Interno de información de la organización, el cual se considera preferente a los efectos de la recepción de comunicaciones relacionadas con el presente, cualquier persona física puede acudir al canal externo de información creado en España, por la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
La revelación pública o puesta a disposición del público de información sobre acciones u omisiones establecidas en el ámbito de aplicación de la presente Política también implicará la protección al informante, siempre y cuando haya realizado la comunicación primero por canales internos o externos, o directamente por canales externos, sin que se hayan tomado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido, y siempre que se cumplan además los requisitos establecidos para ello.
3.6. Medidas de protección y prohibición de represalias.
3.6.1. Sujetos protegidos.
Las personas que comuniquen o revelen infracciones reguladas por este apartado, gozarán de derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
- Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de este apartado.
- La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en esta política.
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
- Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas siguientes:
- Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
- Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de este apartado 3.
- Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación
- circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
- Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
- Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
- Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
- Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas por este apartado.
Las personas que hayan comunicado o revelado públicamente información regulada por este apartado de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas, tendrán derecho a la protección estipulada en el presente.
3.6.2. Prohibición de represalias.
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en los apartados previos.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
A título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:
- Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
- Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
- Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
- Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
- Denegación o anulación de una licencia o permiso.
- Denegación de formación.
- Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
No obstante, dichas medidas no serán consideradas represalias cuando sean llevadas a cabo en el ejercicio regular del poder de dirección, al amparo de la legislación laboral o reguladora correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas y ajenas a la presentación de la comunicación.
Además, los informantes podrán acceder, según corresponda, a las medidas de apoyo prestadas en España por la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
3.6.3. Medidas de protección para las personas informantes.
No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas en este apartado o que hagan una revelación pública, hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de esta política. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.
Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.
Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.
Cualquier otra posible responsabilidad de los informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o la revelación pública o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de esta política será exigible conforme a la normativa
aplicable.
En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por los informantes, una vez que el informante haya demostrado razonablemente que ha comunicado o ha hecho una revelación pública de conformidad con esta política y que ha
sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar o por hacer una revelación pública. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no
vinculados a la comunicación o revelación pública.
En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, las personas que realicen la comunicación respetando lo establecido en los apartados previos, no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones o de revelaciones públicas protegidas por la misma. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber comunicado o haber hecho una revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública era necesaria para poner de manifiesto una infracción.
Las medidas de protección previstas en la presente Política se aplicarán también, en su caso:
- A las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso;
- A las personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante;
- A las personas jurídicas para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.
3.6.4. Medidas de protección para las personas sobre las que versan comunicaciones.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento
4.- Gestión de las informaciones recibidas a través del sistema interno de información.
Informaciones recibidas distintas a las reguladas en el apartado anterior.
En el caso de que, a través del Sistema interno de información se pongan de manifiesto hechos u omisiones distintas a las contempladas en el apartado 3.1, las mismas serán tramitadas siguiendo los procedimientos establecidos para dichas comunicaciones en sus políticas concretas, puestas a disposición por la empresa.
En este sentido, se pondrán a disposición del responsable de las mismas en el menor plazo posible. Entre ellas, incumplimiento de protocolos de acoso, protección de datos personales, reclamaciones en materia del servicio, etc.
A su vez, tenga en cuenta que, determinadas comunicaciones, diferentes a las sujetas por el procedimiento del apartado 3, requerirán la identificación del informante. En este caso, se trata de denuncias relativas a acoso laboral o acoso sexual, en los que el denunciante debe
identificarse. En todo caso, la tramitación se realizará en los términos confidenciales en virtud de la normativa aplicable.
6.- Entrada en vigor, publicidad, revisión y actualización.
La presente política entra en vigor el día 31 de mayo de 2024.
La presente política será revisada, en caso de que:
- Se produzcan modificaciones en la organización o en el sector que requieran la modificación de las presentes políticas.
- En caso de que la normativa que es aplicable a la misma se vea modificada o se produzcan criterios jurisprudenciales que influyan en la misma.
- Si tras los correspondientes procedimientos de revisión se constante la necesidad de realizar una modificación.